Contrato de tratamento de dados

Versão 1 · vale a partir de 30/10/2026

Este contrato vale entre o escritório que assina ou testa a Cosmia e a LUME ARQUITETURA LTDA (CNPJ 55.671.329/0001-76), que oferece a Cosmia. Ele faz parte dos Termos de uso e passa a valer quando o escritório aceita os termos, sem precisar de outra assinatura. Se este contrato e os termos disserem coisas diferentes sobre dados pessoais, vale este contrato.

Em resumo

• Quem decide: o escritório decide sobre os dados dos seus clientes, fornecedores e equipe. Na LGPD, isso faz dele o controlador.
• O que a LUME faz: guarda e processa esses dados só para a Cosmia funcionar, seguindo as instruções do escritório. Na LGPD, isso faz dela a operadora.
• Sigilo: a LUME não usa os dados para mais nada. Não vende, não usa para anúncio, ninguém treina IA com eles e a equipe de arquitetura da LUME nunca os acessa.
• Os serviços que ajudam: a lista está em Onde ficam seus dados. Um serviço novo que trate esses dados é avisado com 30 dias de antecedência.
• Prazos que a LUME cumpre:
  • incidente de segurança: avisa o escritório em até 48 horas depois de confirmar o que houve;
  • pedido de uma pessoa sobre os próprios dados: repassa ao escritório em até 5 dias úteis.
• No fim: a conta fica só para ver por 12 meses. Depois, os dados são apagados, e as cópias de segurança somem em até 90 dias.

1. Palavras usadas aqui

• Dados pessoais: qualquer informação sobre uma pessoa identificada ou que se possa identificar.
• Titular: a pessoa a quem os dados se referem, como o cliente do escritório.
• Tratamento: tudo o que se faz com o dado: guardar, ler, mostrar, copiar, enviar, apagar.
• Suboperador: o serviço que a LUME usa e que também trata esses dados, como o banco de dados ou a IA.
• Incidente de segurança: um acesso, uma perda, uma mudança ou uma divulgação de dados pessoais que não deveria ter acontecido.

As outras palavras têm o sentido da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, a LGPD).

2. Que dados, de quem e para quê

O Anexo 1 descreve os dados, as pessoas e as finalidades. A LUME trata esses dados só para prestar a Cosmia ao escritório, durante o contrato e pelo prazo da cláusula 12.

3. As instruções do escritório

• As instruções do escritório são estes documentos, o uso que a equipe dele faz da Cosmia e as configurações que ela escolhe. Por exemplo: o que lança, o que apaga, quem pode ver o quê, que link cria e para quem manda.
• A LUME segue essas instruções e não trata os dados de outro jeito (LGPD, art. 39).
• Se uma instrução parecer contrária à lei, a LUME avisa o escritório e pode deixar de cumpri-la até isso se resolver.
• Se a lei obrigar a LUME a tratar um dado de outro jeito, por exemplo para atender uma ordem judicial, ela avisa o escritório antes. Só não avisa quando a própria lei ou a ordem proibirem.

4. O que cabe ao escritório

• Base legal: ter um motivo previsto na LGPD para cada dado que guarda (arts. 7º e 11). Exemplos: o contrato com o cliente, a cotação com o fornecedor, a relação de trabalho com a equipe.
• Transparência: avisar os seus clientes, fornecedores e equipe sobre o uso da Cosmia. O Anexo 4 traz um texto pronto.
• Necessidade: guardar só o necessário. Evitar dados sensíveis (saúde, religião, biometria) e dados de crianças, a não ser que precise. Se precisar, cabe ao escritório a base legal e o cuidado (arts. 11 e 14).
• Equipe e links: escolher bem quem entra e o que cada pessoa pode ver. Mandar os links (área do cliente, orçamento, agenda) só para quem deve ver, e cortar o link que não for mais preciso.
• Pedidos e incidentes: responder aos pedidos dos titulares e decidir sobre os avisos à ANPD e aos titulares, com a ajuda da LUME (cláusulas 10 e 11).

5. O que cabe à LUME

• Tratar os dados só para prestar a Cosmia e só conforme as instruções do escritório.
• Não vender, não alugar, não usar para anúncio e não usar para treinar IA. Os serviços de IA usados também não treinam com esses dados.
• Fazer estatísticas só com dados que não identifiquem ninguém nem o escritório (LGPD, art. 12).
• Manter as medidas de segurança do Anexo 2 e melhorá-las com o tempo (art. 46).
• Manter um registro das operações com dados pessoais (art. 37).
• Ajudar o escritório, quando ele precisar, com o que estiver ao alcance da LUME: o relatório de impacto, as perguntas da ANPD e os pedidos dos titulares.

6. Sigilo

• Os dados do escritório são confidenciais. O dever de sigilo continua depois do fim deste contrato (LGPD, art. 47).
• A LUME também é um escritório de arquitetura. Por isso, combinamos que:
  • a equipe de arquitetura da LUME nunca acessa os dados dos escritórios que usam a Cosmia;
  • nenhum dado de um escritório (cliente, fornecedor, preço, proposta, valor) é usado em favor da LUME ou mostrado a outro escritório.

7. Quem pode acessar

• O conteúdo dos escritórios só é acessado por Ricardo Scaini, que mantém a Cosmia sob contrato com a LUME e com dever de sigilo. Ele acessa:
  • quando é preciso para corrigir um defeito ou manter o sistema seguro;
  • quando o escritório pede ajuda e permite;
  • quando a lei obriga.

  E só o necessário em cada caso.

• Os dados de cadastro e de cobrança do escritório (quem assina, plano, pagamentos) também podem ser vistos pela Letícia Proinelli, pela LUME. Esses dados são da LUME como controladora e seguem a Política de privacidade.
• Quem entrar nessa lista no futuro assume por escrito o mesmo dever de sigilo. A política de privacidade é atualizada.

8. Suboperadores

• Autorização: o escritório autoriza a LUME a usar os suboperadores da página Onde ficam seus dados, cada um só para o papel descrito lá.
• Serviço novo: se a LUME quiser incluir ou trocar um suboperador que trate os dados do escritório, ela avisa por e-mail as sócias e atualiza a página 30 dias antes.
  • O escritório pode se opor em até 15 dias, explicando o motivo.
  • Se não houver solução, o escritório pode cancelar sem custo e recebe de volta a parte não usada do que pagou adiantado.
• Mudança no próprio fornecedor: quando um suboperador muda as próprias regras ou os serviços que ele usa, a LUME avisa assim que souber.
• Responsabilidade: a LUME escolhe suboperadores com regras de proteção de dados publicadas, que se comprometem a usar os dados só para o serviço contratado. Ela responde perante o escritório pelo que eles fizerem, nos termos da lei.

9. Dados fora do Brasil

• O banco de dados, os arquivos e as funções do site ficam em São Paulo.
• Alguns suboperadores ficam fora do Brasil: a IA, o áudio, o e-mail, a cópia de segurança e o atendimento. A página Onde ficam seus dados diz qual dado vai, para onde, por quanto tempo fica e que garantia cada serviço oferece.
• O escritório autoriza essas transferências para prestar a Cosmia (LGPD, art. 33).
• Quando um suboperador oferecer as cláusulas-padrão aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024), a LUME as adota com ele. Enquanto não oferecer, valem as garantias do contrato de cada um, como as cláusulas-padrão europeias e as certificações de segurança.
• A LUME passa ao escritório as informações que ele precisar para responder a um titular sobre essas transferências.

10. Pedidos dos titulares

• Se uma pessoa pedir à LUME acesso, correção, apagamento ou outro direito sobre dados que o escritório guarda, a LUME repassa o pedido ao escritório em até 5 dias úteis.
• A LUME diz à pessoa que o pedido foi repassado e que quem decide é o escritório. Ela não responde no lugar dele.
• A Cosmia dá ao escritório as ferramentas para atender a maioria dos pedidos: ver, corrigir, apagar e baixar tudo em planilha.
• Se a ferramenta não bastar, a LUME ajuda sem custo, por exemplo apagando ou exportando o que a tela não alcança, em até 10 dias úteis depois de o escritório pedir.
• O prazo da lei para responder ao titular é de 15 dias. Por isso é bom o escritório responder logo.

11. Incidentes de segurança

• A LUME avisa o escritório em até 48 horas depois de confirmar um incidente que atinja os dados dele.
• O aviso vai por e-mail às sócias e, se possível, também dentro da Cosmia.
• No aviso, e depois nas atualizações, a LUME passa o que souber:
  • o que aconteceu e quando;
  • que dados e quantas pessoas;
  • os riscos;
  • o que já foi feito e o que o escritório pode fazer;
  • um contato.

  São as informações que o escritório precisa para avisar a ANPD e os titulares (Resolução CD/ANPD nº 15/2024).

• Quem decide e faz o aviso à ANPD e aos titulares dos dados do escritório é o escritório, porque é o controlador. Pelas regras de hoje, ele tem 3 dias úteis (6 para escritório de pequeno porte). A LUME ajuda com um rascunho pronto.
• A LUME registra todo incidente, mesmo os que não precisaram ser comunicados, e guarda o registro por 5 anos.

12. Fim do contrato: devolução e apagamento

• Quando o acesso acaba (teste grátis sem plano, cancelamento ou pagamento recusado), a conta fica só para ver por 12 meses. Nesse tempo, o escritório consulta e baixa tudo.
• 30 dias antes do fim desse prazo, a LUME avisa as sócias por e-mail.
• No fim dos 12 meses, a LUME apaga os dados e os arquivos do escritório em até 30 dias. Eles somem das cópias de segurança em até 90 dias.
• O escritório pode apagar antes, em Minha conta (a sócia, quando é a única, com 7 dias para desfazer), ou pedir a devolução (a planilha e os arquivos) ou o apagamento por privacidade@cosmiaapp.com.
• A LUME confirma por e-mail quando apagou.
• O que a LUME guarda depois, só porque a lei exige ou para se defender:
  • os dados de cobrança e as notas fiscais;
  • os registros de acesso;
  • o aceite dos termos.

  Isso segue a Política de privacidade.

13. Verificação

• O escritório pode pedir por escrito as informações para conferir que a LUME cumpre este contrato. A LUME responde em até 15 dias:
  • as medidas do Anexo 2;
  • a lista de suboperadores;
  • os registros de incidentes que o afetaram;
  • um questionário de segurança, uma vez por ano sem custo.
• Visita ou auditoria presencial: só quando a ANPD ou uma ordem judicial exigir, com aviso de 30 dias. O custo é de quem pede, e a visita não pode expor dados de outros escritórios.

14. Responsabilidade

• Cada um responde pelo que fizer em desacordo com a LGPD.
• A LUME responde junto com o escritório quando descumprir a lei ou as instruções lícitas dele (LGPD, art. 42, §1º, I).
• Fora os casos em que a lei não deixa limitar, vale o limite de responsabilidade dos Termos de uso (seção 15).

15. Prazo deste contrato

Este contrato vale enquanto o escritório tiver conta na Cosmia, e depois disso pelo tempo necessário para cumprir a cláusula 12. O sigilo da cláusula 6 continua valendo depois.

Anexo 1. Os dados, as pessoas e as finalidades

Dados sensíveis e de crianças: a Cosmia não pede nenhum. Eles só aparecem se o escritório escrever num campo livre ou mandar num arquivo ou numa conversa (veja a cláusula 4).

Por quanto tempo: enquanto o escritório tiver conta, e mais o prazo da cláusula 12.

Anexo 2. As medidas de segurança

1. Separação no banco de dados:
   • cada escritório só enxerga os próprios dados, por uma regra em cada tabela do banco, e não só na tela;
   • um teste automático tenta, a cada mudança no banco, acessar os dados de uma conta a partir de outra;
   • as funções sensíveis ficam fora do alcance direto do site.
2. Permissões da equipe: quem não tem a permissão não vê o dinheiro, os clientes e o resto que a sócia não liberou. O próprio banco garante, não só a tela.
3. Arquivos: ficam em pastas privadas e só abrem por links temporários, de poucos minutos.
4. Links compartilhados:
   • usam códigos longos, sorteados ao acaso;
   • têm prazo (o do fornecedor, 15 dias; o da área do cliente, até 6 meses; o convite, 7 dias);
   • o escritório pode cortar ou trocar cada um.
5. Cartão: o número vai direto para a Stone (Pagar.me), certificada PCI DSS, e não passa pela LUME.
6. Criptografia: a conexão é sempre criptografada (HTTPS). Os dados ficam criptografados no armazenamento do banco. A cópia de segurança vai trancada com senha.
7. Cópia de segurança: semanal, com a restauração testada a cada cópia, guardada por 90 dias.
8. Senhas e chaves:
   • as senhas das pessoas ficam embaralhadas no serviço de login;
   • as chaves dos serviços ficam fora do código, em variáveis protegidas;
   • a chave de administrador do banco não é usada pelo site.
9. Acesso: poucas pessoas, com sigilo, só o necessário (cláusula 7).
10. IA:
    • ela recebe só o necessário para cada pedido;
    • os fornecedores de IA não treinam com os dados;
    • o que a IA lê passa pela confirmação de uma pessoa.
11. Resposta a incidentes: existe um plano escrito, ensaiado a cada 6 meses, com o aviso ao escritório em até 48 horas (cláusula 11).

O que ainda não existe: verificação em duas etapas no login. A LUME avisa quando entrar.

Anexo 3. Os suboperadores

A lista atualizada, com o que cada um faz, onde ficam os dados e por quanto tempo, está em Onde ficam seus dados.

Anexo 4. Texto pronto para avisar seus clientes

O escritório pode usar este texto na proposta, no contrato ou numa mensagem, e ajustar como quiser:

Como cuidamos dos seus dados. Para organizar o seu projeto, usamos a Cosmia, um sistema de gestão para escritórios de arquitetura. Nele guardamos os dados necessários para a proposta, o contrato, a obra e os pagamentos: nome, contato, CPF, endereço, valores, arquivos do projeto e o resumo das nossas conversas. O sistema usa inteligência artificial para ler orçamentos e resumir conversas, com serviços que podem ficar fora do Brasil e que não usam os seus dados para treinar IA. Não vendemos nem compartilhamos os seus dados para outros fins. Para pedir acesso, correção ou exclusão, fale com a gente: [contato do escritório].